Dalam era digital yang menghubungkan kehidupan kita dengan dunia virtual, perlindungan informasi pribadi bukan lagi menjadi opsi, tetapi menjadi benteng utama dalam menjaga kemandirian dan harga diri seseorang.
Setiap jejak digital, mulai dari alamat surel hingga catatan transaksi, bisa menjadi celah yang dimanfaatkan oleh pelaku kejahatan siber untuk melakukan penipuan atau phishing. Menurut Rindy, Ketua Tim Pengawasan Kepatuhan Ruang Digital Kementerian Kominfo RI, semua data yang mampu mengidentifikasi seseorang, baik secara langsung maupun tidak langsung, termasuk data pribadi dan harus dilindungi sesuai dengan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (PDP). Ia menekankan bahwa bahkan alamat surel institusi juga menyimpan informasi rahasia seperti identitas, instansi, dan lokasi, sehingga rentan disalahgunakan.
Data pribadi memiliki ciri khas yang membedakannya dari jenis data lainnya. Pertama, data pribadi bersifat mirip dan berbeda satu sama lain, karena bisa digunakan untuk mengenali atau membedakan seseorang dengan orang lain, baik secara langsung (seperti nama lengkap dan nomor KTP) maupun tidak langsung (seperti gabungan alamat dan tanggal lahir).
Kedua, informasi pribadi secara langsung berdampak pada privasi, keamanan, dan hak individu, sehingga pengelolaannya bisa memengaruhi kehidupan seseorang. Perbedaan antara data pribadi dengan data lainnya terletak pada keterkaitannya yang mendalam dengan subjek data. Data yang tidak bersifat pribadi, seperti statistik anonim atau data tren pasar, tidak memungkinkan identifikasi seseorang dan oleh karena itu tidak menimbulkan risiko yang sama terhadap privasi.
Secara umum, jika sebuah informasi dapat dilacak kembali kepada seseorang dan berpotensi memengaruhi dirinya, maka informasi tersebut termasuk dalam kategori data pribadi yang memerlukan perlindungan khusus.
Bahaya utama dalam pengelolaan data pribadi berasal dari faktor manusia dan teknologi. Di dalam organisasi, kesalahan dari sumber daya manusia masih menjadi penyebab utama kebocoran data di Indonesia. Rindy mengatakan bahwa sekitar 90% kasus perlindungan data pribadi berkaitan dengan kebocoran yang terutama disebabkan oleh kurangnya kesadaran dan kewaspadaan karyawan dalam menangani informasi rahasia.
Dari segi teknis dan organisasi, risiko muncul karena pengelolaan data yang tidak seragam, khususnya pada perusahaan yang memiliki banyak anak perusahaan dengan sistem yang berbeda-beda. Seperti yang dijelaskan Willy Saelan, Direktur Human Capital Management Telkom, perbedaan cara pengelolaan ini bisa menimbulkan celah keamanan dan menghambat tingkat kematangan organisasi dalam menjaga keamanan data.
Selain itu, perkembangan teknologi seperti pemanfaatan kecerdasan buatan (AI) dalam pengelolaan sumber daya manusia juga menimbulkan risiko baru. Willy menegaskan bahwa teknologi yang tidak diiringi dengan aturan atau batasan yang jelas justru bisa berdampak negatif.
Pengembangan kecerdasan buatan dalam proses yang menjadi prioritas seperti pengelolaan sumber daya manusia perlu diiringi dengan penyederhanaan sistem serta aturan yang ketat agar mengurangi celah keamanan. Tantangan lain, menurut Adir Ginting dari Google Cloud Indonesia, adalah kemampuan organisasi dalam mengubah data menjadi tindakan yang berdampak.
Laporan McKinsey tahun 2025 menyebutkan bahwa 70% perusahaan masih mengalami kesulitan dalam memanfaatkan data, sementara 90% dari data yang ada belum dimanfaatkan secara maksimal. Oleh karena itu, peningkatan produktivitas melalui AI hanya bisa terwujud jika didukung oleh budaya organisasi yang kolaboratif, disiplin, serta lingkungan kerja yang aman, baik di dunia digital maupun psikologis.
Delapan Cara Melindungi Informasi Pribadi
1. Pelaksanaan Ketaatan terhadap Peraturan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi
Langkah strategis pertama ialah memastikan seluruh proses pengelolaan data sesuai dengan Undang-Undang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP). Perusahaan perlu menyadari bahwa data pribadi meliputi semua informasi yang bisa mengidentifikasi seseorang, baik secara langsung maupun tidak langsung, termasuk alamat email institusi. Kepatuhan ini bukan hanya formalitas hukum, tetapi dasar untuk menciptakan sistem keamanan yang terorganisir dan diakui secara hukum.
2. Peningkatan Kesadaran dan Budaya Keamanan Sumber Daya Manusia
Sekitar 90 persen kejadian kebocoran data di Indonesia masih disebabkan oleh kesalahan manusia, sehingga penguatan sisi sumber daya manusia menjadi sangat penting. Perusahaan perlu secara terus-menerus memberikan pendidikan dan pelatihan kepada karyawan untuk meningkatkan kesadaran akan keamanan digital. Tanpa adanya budaya keamanan yang kuat di dalam organisasi, teknologi yang canggih sekalipun tetap memiliki celah yang bisa dimanfaatkan oleh pelaku kejahatan siber.
3. Integrasi Sistem Melalui Platform Tunggal
Untuk meminimalkan perbedaan dalam pengelolaan data, perusahaan besar yang memiliki banyak unit atau anak perusahaan harus menerapkan sistem terpusat atau platform tunggal. Konsolidasi ini memudahkan pengawasan keamanan dan menyamakan prosedur perlindungan data di seluruh organisasi. Dengan satu sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat meningkatkan tingkat kematangan sistem keamanannya secara otomatis serta mengurangi risiko kebocoran informasi di berbagai titik yang terpisah.
4. Penerapan Prinsip Pengaman dalam Inovasi Teknologi
Setiap perkembangan teknologi, termasuk pemanfaatan kecerdasan buatan (AI), perlu diiringi dengan batasan dan aturan perlindungan yang jelas. Inovasi yang tidak diimbangi dengan pengamanan yang ketat sangat berisiko karena bisa menciptakan celah keamanan yang tidak terduga. Oleh karena itu, penyederhanaan teknologi serta penerapan standar keamanan sejak awal pengembangan (security by design) menjadi keharusan dalam setiap proses transformasi digital.
5. Perlindungan Informasi dalam Sistem Elektronik dan Tidak Elektronik
Strategi perlindungan data yang efektif tidak boleh hanya berfokus pada sistem digital, tetapi juga harus mencakup data yang disimpan secara tradisional atau manual. Keamanan dokumen fisik tetap menjadi bagian dari tanggung jawab menjaga kerahasiaan data pribadi yang harus dipertahankan. Pendekatan menyeluruh ini memastikan bahwa semua aset informasi seseorang tetap terlindungi, terlepas dari bentuk media penyimpanannya.
6. Penggunaan AI dalam Keamanan dan Tata Kelola
Di sisi lain, AI bisa dimanfaatkan sebagai alat strategis untuk meningkatkan pengelolaan data, seperti dalam sistem manajemen sumber daya manusia yang lebih tepat. Dengan memanfaatkan AI yang telah diatur sesuai batasan keamanan, perusahaan mampu mengidentifikasi ketidaknormalan atau ancaman cyber lebih cepat dibandingkan metode konvensional. Namun, pemanfaatan AI ini tetap perlu dipantau agar tetap menjunjung prinsip privasi terhadap individu yang datanya diproses.
7. Perubahan Data Menjadi Tindakan yang Berdampak
Tantangan utama saat ini bukan hanya tentang memiliki teknologi atau data, tetapi kemampuan organisasi dalam mengubah data tersebut menjadi tindakan yang bermakna dan aman. Perusahaan perlu mampu berpindah dari analisis data menuju tindakan nyata yang didukung oleh lingkungan kerja yang kondusif secara psikologis. Efisiensi berbasis data hanya akan tercapai jika didukung oleh kolaborasi lintas fungsi dan disiplin tinggi dalam menjaga keandalan data.
8. Pemeriksaan dan Pengawasan Kepatuhan Secara Berkala
Akhirnya, diperlukan adanya pengawasan dan pemeriksaan kepatuhan ruang digital secara berkala agar standar perlindungan tetap terjaga. Dengan tim pengawas yang memiliki kompetensi, lembaga dapat mengevaluasi apakah data pribadi yang bisa mengidentifikasi seseorang sudah dilindungi sesuai dengan standar terkini. Proses audit ini berperan sebagai tindakan pencegahan untuk mengidentifikasi kelemahan sistem sebelum terjadi insiden kebocoran yang merugikan baik individu maupun organisasi. Pengawasan dan pemeriksaan kepatuhan digital harus dilakukan secara rutin agar standar perlindungan tetap terjaga. Dengan adanya tim yang ahli, organisasi mampu memastikan bahwa data pribadi yang bisa digunakan untuk mengenali seseorang telah dijaga sesuai aturan terbaru. Audit ini bertujuan sebagai langkah pencegahan untuk menemukan kelemahan sistem sebelum terjadi kebocoran yang merugikan pihak-pihak terkait. Selain itu, pentingnya pengawasan dan pemeriksaan kepatuhan dalam lingkungan digital dilakukan secara berkala agar standar perlindungan tetap terjaga. Dengan bantuan tim yang kompeten, instansi dapat menilai apakah data yang bersifat identifikasi pribadi sudah dilindungi sesuai standar terkini. Proses audit ini berfungsi sebagai upaya pencegahan untuk mengungkap kelemahan sistem sebelum terjadi insiden kebocoran yang merugikan baik individu maupun institusi.
